Bogactwo propozycji powierzchni konferencyjnych do użyczenia przyprawić może o zawrót głowy. Podejmując decyzję organizatorzy nie powinni się skupiać jedynie na lokalizacji. Tak jak ważne, a czasami najistotniejsze, będą elementy dodatkowe związane z charakterem spotkania edukacyjnego, szkoleniowego albo biznesowego. Przewidując konferencję albo szkolenie musimy wykazać się niezmiernie wysokimi zdolnościami organizacyjnymi. Tropem do rozplanowania logistyki przedsięwzięcia jest za każdym razem ten sam punkt wyjścia – lokalizacja zebrania.